kintone導入事例:京屋染物店様kintone導入のポイント解説3

2017/10/31

複数回にわたって京屋染物店様の導入事例の深ーく解説していきます。

株式会社京屋染物店様HP http://www.kyo-ya.net/

スマイルアップ導入事例紹介記事 http://niconico-news.com/archives/1429

サイボウズ 事例紹介ページ https://kintone-sol.cybozu.co.jp/cases/kyoya.html

過去の記事 第1回目 kintoneの導入検討
      第2回目 1,kintoneの導入前にすること

第3回目 kintoneの導入前にすること

初期導入のポイント

  ・kintoneのメリットデメリットの把握(前回やりました。)
  ・業務の洗出し
  ・どの業務がどのシステムに向いているか分析・分類
  ・どの業務でkintone導入するか検討
  ・詳しい業者や知り合いにアドバイスを求める

業務の洗出し

kintoneは万能ツールではありません。
それ以前に、何が大切か?

どんな業務をどんな手順で誰がやっているかです。

下記の図は、京屋染物店様の業務を簡単にヒアリングしたものです。

kintoneで合っているかを知るためには、業務を把握して、暫定的にでも、設計してみることが大切です。
通常の設計では、詳細を決めて進めますが、kintoneの場合はそんな必要はありません。ザックリ当りを付けて、まずは作ってみれば良いのです。
え?無駄になるんじゃないのかって?
そんなことを言っているから、いつまで経っても良いシステムを作れないんですよ。
ムリムダムラを無くすために、ムリムダムラを惜しまない。
そういった姿勢が大切なんです。
最初から良いモノを作ろうとしてはいけませんよ。何度もやり直しながら、徐々に育てていく感覚が大切で、その方が早いです。

どの業務がどのシステムに向いているか分析・分類

業務を洗出し、フローが出来たら、今度はどの業務をkintoneに載せるかです。
お客様が何をやりたいのかハッキリしている場合は良いのですが、どうもヒアリングをしていくと、雲行きが怪しい場合があります。
つまり、お客様がポイントだと思っていることと、業務のツボが違っている場合があるのです。
実は、お客様は業務に精通していますが、問題の根っこをわかっているかどうかは別問題です。
その辺は、私たちのような第三者の方が客観的に分析出来ます。
何度も言いますが、kintoneには、向き不向きがあります。
基幹業務であれば、kintoneで作る必要がない場合が多いです。
例えば、会計システムなどはkintoneには向きません。
別に、沢山の人と共有する必要もりませんから、オンプレミスの会計システムで良いのではないでしょうか?
さて、京屋さんの場合ですが、一番見える化したかった箇所は、案件毎の進捗でした。
しかし、出来れば他の業務のシステム化したいという事でした。
そこで絵に描いた餅を作りました。以下がそれです。

ここで大切なのは、コア、柱になる部分です。
当初、顧客が中心となるものだと考えていました。
しかし、どうも話を聞いていくと、違うことがわかりました。
最終的には、下記のようになりました。

最終的には、売上管理を中心とした、アプリ構成になりました。
え?顧客台帳が中心じゃないの? と思われると思いますが、違います。
あくまで案件の管理なのです。
しかし、リピート顧客はいらっしゃるので顧客台帳は必要です。
とりあえず、プロトタイプを作ってみることにしました。
1時間ほどで完成しましたが、お客様に確認するとしっくり来るとのことです。

どの業務でkintone導入するか検討

これで、大筋は決まりました。
しかし、課題があります。
どうも、売り上げの管理とは違うらしいのです。
もっと掘り下げてヒアリングをすると、新たなことがわかりました。
業務でネックになるのは、営業~受注までの部分のようです。
特に、デザイン部分が結構時間がかかってしまって、困っているようです。
そこで、まずは受注までの管理を完成させることを当面の目標にしました。

今回は、業務の範囲が広すぎます。
こういう場合は、全体を設計しても大規模システムになってしまって、要件が増えるだけです。
kintoneの一番大切な部分は、お客様がイメージ出来ることです。
具体的に何が出来るのか?どうなるのか?そこがわかれば、全体のシステム化も難しくありません。
何事も、限界を知ることは大切でして、やってみるとわかりますが、何でもは出来ません。
でも、そこに答えがあります。お客様とどうやって実現するかを一緒に、冷や汗をかきかき考えます。
すると、お客様もkintoneの事がわかってきます。
ですから、まずは小さくても良いので、完璧じゃなくて一部の業務をkintoneに載せてみることが重要なのです。

詳しい業者や知り合いにアドバイスを求める

この段階では、経験がものを言います。
私も、京屋さんの仕組みをkintoneに導入する際に、弊社のシステム開発スタッフに意見を求めました。
やはり、沢山の修羅場をくぐってきた方は違います。
私とは違った視点で、アドバイスしてくれます。
今回は、相談したことで、見積→受注道納品→売上→請求→入金を最終的に一つのアプリで出来ると言うことがわかりました。
え?各段階で情報が違うんじゃないかって?
いえいえ、そうじゃないんです。
実は、これは私の師匠でもある、D-MURAの川嶋村長に教わったのですが、
伝票というのは、良く出来たシステムで、「伝票一枚に仕事で必要な全ての情報が記載されている」というのです。
????
つまり、伝票の中の情報はほとんど変わらない、状況や役割、進捗によって多少の変化があり、業務の流れの中で、唯一普遍的な情報だと言うことです。
なるほど、であれば、見積→受注→納品→売上→請求→入金を一つにまとめられますね。
まだまだ入り口ですが、まわりに相談したことで、なんとなく、全体の設計が見えてきました。

◆今後の記事の予定

1,kintoneの導入前にすること
  ・kintoneのメリットデメリットの把握
  ・業務の洗出し
  ・どの業務がどのシステムに向いているか分析・分類
  ・どの業務でkintone導入するか検討
  ・詳しい業者や知り合いにアドバイスを求める

2,kintoneの試用で具体的に検討

  ・試用申込(一ヶ月無料で利用可能)
  ・プロトタイプの作成で、あたりを付ける
  ・7,8割方行けそうだと感じたら、本格導入
  ・自力で導入or業者に依頼
   → 単純に業者に連絡して聞きましょう

3,kintone導入
  1)フィールドの制作
  2)使い勝手の検証
  3)フィールドの改善
    位置、順番、見やすさなど細かな改善を重ねます。
    分かりづらい箇所があれば、説明なども詳細に入れて、
    誰でも使えるシステムにします。

4,データの入力、蓄積
  初期段階で、社内活用を考える際に、最も重要で難しい部分がここです。
  失敗しないように、段取りをして進めます。

5,一覧画面の作り込み
  一覧の作成は頻繁に利用するため、業務効率に大きく影響します。
  ここの作り込みが重要。検証しながら微調整を繰り返します。

6,分析
  時間をかけて、様々な角度から分析資料を作成し、経営者、
  管理者が気づかないような分析のポイントを見つけます。

7,チューニング(改善)

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